提案依頼書（RFP）とは

提案依頼書（RFP）とは、提案を受ける（システムを提供する）ベンダーに対して、ユーザー企業が求めるシステム要件を書面にまとめたものです。つまり、希望する機能やシステムを導入してやりたいことをベンダーに伝えるための要望書です。

事前にベンダーにきちんと伝えておくことで、見当違いの提案で時間を無駄にすることなく、実際に導入した際に不具合や使い勝手に不便を感じる心配もありません。ただ、その作成は簡単ではないので、作成に時間がかかってしまう事もあります。

提案依頼書（RFP）の作成方法

提案依頼書の作製が難しい場合、外部に委託するという方法が一般的です。

コンサルに依頼する

提案依頼書では、必要なシステム導入の背景・目的・概要など細かいシステム要件を記載する必要があり、コンサルティング会社によってはそれを専門にしているところもあります。専門にしているコンサルティング会社では提案依頼書の作成手順が確立されており、必要なシステム機能と不要な機能を明確化することに長けています。

また、自社担当者の好みや主観が影響することなく、客観的で公平な視点で作成してもらえるのもメリットの一つです。場合によっては自社では気が付かなかった課題を知ることもできます。

ただ、作成するために必要な資料の準備や現場の視察・打ち合わせと時間がかかり、依頼費用が必要になります。

ベンダーに依頼する

システム導入だけでなく、提案依頼書の作成を無料で請け負っているベンダーもあります。提案依頼書の作製では多少の専門知識も必要になるので、すべて対応してくれるのはありがたいもの。

しかし実装するベンダー自身がユーザー側に立って提案依頼書を作成することは、中立性の観点で不安があります。ベンダーに有利な内容になり、トータルコストが高額になる可能性が高いです。

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主な提案依頼書（RFP）の作成フロー

01課題の洗い出しと分析

現行業務やシステムの課題（As Is）を洗い出し、理想的な状態（To Be）を明確にします。
市場分析や競合他社の事例も参考にしながら、自社の改善ポイントを具体化します。

02関係者との認識合わせ

社内の関係者と課題や要件について意見交換を行い、認識を統一します。
要件に優先順位をつけ、実現可能な範囲を明確にすることが重要です。

03RFPの構成要素の整理

必要な情報を以下のように整理します。
プロジェクト概要（目的、背景、スケジュール、予算）

04提案依頼内容（求める機能・非機能要件、納品物一覧など）

現行システムの課題と解決イメージ
開発・移行・教育・サポート体制に関する要件。

05具体的な記載

曖昧な表現を避け、具体的かつ簡潔に記載します。
ゴールや成果指標（例：業務効率○％向上など）を数値で明確化することが推奨されます。

06フォーマットの工夫

見出しや目次・図表を使い、全員が統一認識を持てる情報へと整理します。
回答テンプレートや文書番号を設定し、ベンダーが回答しやすい形式にします。

07レビューと修正

作成したRFPを社内でレビューし、不足点や曖昧な部分がないか確認します。
必要に応じて外部専門家の意見を取り入れることも有効です

提案依頼書作成ができなくても問題なし

ベンダーとのやり取りを円滑にするための提案依頼書は、そう簡単に作成できるもではなく、システム提案のために必要な情報が不足しているケースも多々あります。中には、一部の限定された部署の人たちの意見だったりと、偏りがみられることも。

提案依頼書はあると便利ですが、作成スキルが不十分ではあまり意味を成さないので、事前に下記内容をピックアップしてすり合わせれば問題ないことも。

課題の洗い出しと共有
社内での課題の共有

上記の2点については、しっかりとベンダーと共有できるように用意しておきましょう。

その他で依頼する際に注意すべき事項

コミュニケーション重視	ベンダーとの初期段階から対話を重視し、双方の理解を深めます。
詳細な要件定義	要件が曖昧だと提案内容がばらつくため、可能な限り詳細に記載します。
現実的なスケジュールと予算	無理のないスケジュールと予算設定がプロジェクト成功の鍵です。
追加要求の回避	RFP提出後に追加要求が発生すると、プロジェクト全体への影響が大きいため注意が必要です。
機密保持契約（NDA）の締結	情報漏洩防止のため、機密保持契約を締結しておくことが推奨されます。